In vielen Unternehmen kommt eine Lieferantenrechnung per E-Mail an, wird ausgedruckt oder weitergeleitet, wartet auf einem Schreibtisch auf eine Unterschrift und wird schließlich ins ERP-System abgetippt. Niemand kann sagen, wo sich eine bestimmte Rechnung gerade befindet, und wer die Freigabe später nachvollziehen will, muss Ordner und Postfächer durchsuchen.

Einmal erfassen

Mit DocuWare werden Rechnungen direkt beim Eingang aus einem eigenen Postfach oder vom Scanner erfasst. DocuWare liest Schlüsseldaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus; Ihre Mitarbeitenden bestätigen oder korrigieren sie nur noch.

An die richtige Person weiterleiten

Ein Workflow leitet jede Rechnung nach von Ihnen definierten Regeln an die zuständige Person weiter, zum Beispiel nach Kostenstelle, Projekt oder Betrag. Die Freigebenden prüfen und entscheiden im Browser oder auf dem Smartphone, und überfällige Aufgaben werden automatisch eskaliert.

Mit SAP Business One verbinden

Nach der Freigabe werden die Rechnungsdaten an SAP Business One übergeben, und das Dokument wird mit der passenden Bestellung, dem Wareneingang und der Eingangsrechnung verknüpft. In SAP Business One öffnen Anwender das Originaldokument mit einem Klick, statt danach zu suchen.

Mit vollständigem Prüfpfad archivieren

Jede Rechnung wird mit ihrer Freigabehistorie archiviert: wer sie wann und mit welchen Kommentaren freigegeben hat. Aufbewahrungsregeln sorgen dafür, dass Dokumente so lange wie erforderlich erhalten bleiben, und berechtigte Anwender finden sie in Sekunden.

Wo Sie anfangen

  • Halten Sie fest, wie Rechnungen heute eingehen und wer welche freigibt.
  • Legen Sie Freigaberegeln und -grenzen fest, bevor der Workflow konfiguriert wird.
  • Beginnen Sie mit einer Gesellschaft oder Abteilung und weiten Sie den Ansatz dann auf Verträge, Lieferscheine und andere Dokumente aus.

Softinent ist offizieller DocuWare Silver Partner und führt DocuWare gemeinsam mit SAP Business One ein. Vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung, um über Ihre Dokumentenprozesse zu sprechen.