DocuWare: Dokumentenmanagement und Workflows
Als offizieller DocuWare Silver Partner digitalisieren wir, wie Dokumente in Ihr Unternehmen gelangen, es durchlaufen und archiviert werden. Und wir verbinden DocuWare mit SAP Business One, damit jede Datei direkt beim zugehörigen Vorgang liegt.
Ihr Nutzen
- Offizieller DocuWare Silver Partner
- Rechnungen in Workflows freigegeben statt in E-Mail-Verläufen
- Dokumente durchsuchbar und mit SAP Business One verknüpft
- On-premises oder in der DocuWare Cloud
Wo stehen Sie heute?
Rechnungen werden per E-Mail freigegeben
Eingangsrechnungen kommen auf Papier oder als PDF, werden zur Freigabe weitergeleitet und von Hand in SAP Business One erfasst.
RechnungsverarbeitungVertragsfristen werden übersehen
Verträge liegen in Ordnern und Postfächern, und niemand wird erinnert, bevor eine Kündigungsfrist abläuft.
VertragsmanagementDokumente sind schwer zu finden
Unterlagen liegen auf Papier, in Netzlaufwerken und in Postfächern, und jede Abteilung legt sie anders ab.
Archiv & WorkflowsDocuWare und SAP sind nicht verbunden
Sie nutzen bereits DocuWare oder SAP Business One, aber Dokumente und Vorgänge sind nicht verknüpft.
Integration mit SAP Business One
Was mit einem Dokument in DocuWare geschieht
Jede Dokumentart nimmt denselben Weg. Wir richten jeden Schritt für Ihre Dokumente und Ihre Regeln ein.
Erfassen
Dokumente kommen per E-Mail, vom Scanner oder aus SAP Business One.
Indexieren
DocuWare liest die wichtigsten Felder aus, Ihre Mitarbeitenden bestätigen sie.
Weiterleiten
Ein Workflow schickt das Dokument an die Personen, die es prüfen und freigeben.
Archivieren
Das Dokument wird einmal abgelegt, mit Zugriffsrechten je Dokumentart.
Finden
Mitarbeitende suchen über Felder oder Volltext oder öffnen die Datei aus SAP Business One.
Unsere Leistungen für DocuWare
Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungen per E-Mail oder Scan erfasst, automatisch ausgelesen, im Workflow freigegeben und in SAP Business One gebucht.
- Erfassung
- Automatisches Auslesen
- Freigabe-Workflow
Vertragsmanagement
Verträge an einem Ort, mit Erinnerungen vor Fristen, eingeschränktem Zugriff, Versionen, Volltextsuche und elektronischer Signatur.
- Fristenerinnerungen
- Eingeschränkter Zugriff
- Versionen und Suche
Archiv & Workflows
Ein durchsuchbares Archiv für alle Abteilungen und Freigabe-Workflows, die zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passen.
- Zentrales Archiv
- Erfassung
- Zugriffsrechte
Integration mit SAP Business One
Dokumente und Vorgänge in beide Richtungen verknüpft: Dateien öffnen sich aus SAP Business One, SAP-Ausdrucke werden automatisch archiviert und freigegebene Dokumente gebucht.
- Dateien aus SAP öffnen
- SAP-Ausdrucke archivieren
- Indexieren mit SAP-Daten
Auf eigenen Servern oder in der DocuWare Cloud
| Auf eigenen Servern oder in der DocuWare Cloud | Eigene Server | DocuWare Cloud |
|---|---|---|
| Betrieb | Auf eigenen oder gemieteten Servern | Als Cloud-Dienst von DocuWare |
| Lizenzierung | DocuWare-Lizenzen | DocuWare-Abonnement |
| Server und Backups | Betreut von Ihrer IT oder von uns | Teil des Cloud-Dienstes |
| Späterer Umzug | Wir migrieren bestehende Installationen in die DocuWare Cloud | Kein Umzug nötig |
Referenzen
Alle ReferenzenHandel und Distribution · Schweiz
Ein vernetztes System für einen Schweizer Großhändler
- Ausgangslage
- Finanzen, Vertrieb, Einkauf und Lager arbeiteten in getrennten Werkzeugen, Daten wurden zwischen ihnen abgetippt.
- Unser Beitrag
- SAP Business One eingeführt, mit DocuWare-Freigabe-Workflows, Integrationen und automatischen Berichten.
- Ergebnis
- Der Monatsabschluss läuft in einem System, Vertrieb und Einkauf sehen Bestände in Echtzeit.
Referenz lesenBauwesen · Zypern
SAP Business One und Partnerportal für ein Bauunternehmen auf Zypern
- Ausgangslage
- Einkauf, Subunternehmerrechnungen und Projektkosten verteilten sich auf Systeme, Papier und E-Mail.
- Unser Beitrag
- SAP Business One eingeführt, mit DocuWare-Freigaben, Integrationen und einem Portal für Kunden und Lieferanten.
- Ergebnis
- Daten werden einmal erfasst, und die Geschäftsleitung sieht Projektkosten in Echtzeit.
Referenz lesenFinanz- und Unternehmensdienstleistungen · Vereinigtes Königreich
SAP-HANA-2.0-Upgrade für einen britischen Finanzdienstleister
- Ausgangslage
- SAP Business One mit Integrationen und Add-ons lief auf SAP HANA 1.0, das nicht mehr gewartet wird, auf alternden eigenen Servern.
- Unser Beitrag
- SAP Business One auf das neueste Release mit SAP HANA 2.0 in Microsoft Azure gebracht, mit aktualisierten Integrationen und Add-ons.
- Ergebnis
- Unterstützte Versionen, ein spürbar schnelleres System und neue Funktionen, ohne Unterbrechung für die Anwender.
Referenz lesen
Kostenlose Beratung
Beginnen Sie mit einem Dokumentenprozess
Im kostenlosen 30-minütigen Videogespräch sehen wir uns einen Prozess an, zum Beispiel Eingangsrechnungen, und wie er in DocuWare ablaufen würde. Anschließend erhalten Sie eine schriftliche Empfehlung.
Lizenzen, Cloud und Support
Lizenzen und Abonnements
Als DocuWare Silver Partner liefern wir DocuWare-Lizenzen und -Abonnements und beraten, welche zu Ihren Anwendern und Dokumenten passen.
Umzug in die DocuWare Cloud
Wir migrieren On-Premises-Installationen in die DocuWare Cloud, mit Ihren Dokumenten, Indexdaten und Workflows.
Support
Laufender Support für Administratoren und Anwender im Rahmen eines Supportvertrags.
Schulung und Verbesserungen
Schulungen für Administratoren und Anwender sowie Anpassungen der Workflows, wenn sich Ihre Prozesse ändern.
Häufige Fragen
- Brauchen wir SAP Business One, um DocuWare zu nutzen?
- Nein. DocuWare arbeitet eigenständig als Archiv- und Workflow-System. Wenn Sie SAP Business One einsetzen, verbinden wir beide Systeme, damit Dokumente und Vorgänge verknüpft sind.
- DocuWare Cloud oder eigene Server: Was passt zu uns?
- Beides ist möglich. Die DocuWare Cloud braucht keine eigenen Server. Eine On-Premises-Installation hält das System in Ihrer eigenen Infrastruktur. Wir vergleichen beide Wege in der Beratung für Ihre Situation und können eine bestehende Installation später in die DocuWare Cloud umziehen.
- Mit welchem Prozess sollten wir beginnen?
- Die meisten Unternehmen beginnen mit einem Prozess, der täglich Aufwand verursacht, häufig mit Eingangsrechnungen. Läuft er, folgen weitere Dokumentarten und Abteilungen.
- Können Sie eine bestehende DocuWare-Installation übernehmen?
- Ja. Wir betreuen und erweitern bestehende Installationen, ergänzen Workflows und verbinden sie mit SAP Business One.
- Wie fangen wir an?
- Buchen Sie ein kostenloses 30-minütiges Videogespräch. Anschließend erhalten Sie unverbindlich eine schriftliche Empfehlung für die nächsten Schritte.
Wissensdatenbank
Zur WissensdatenbankKostenlose Beratung
Sprechen Sie mit einem Spezialisten über Ihre Systeme
Ein 30-minütiges Videogespräch, um zu verstehen, wo Sie stehen und was Sie brauchen. Anschließend erhalten Sie eine schriftliche Empfehlung für die nächsten Schritte – unverbindlich.
- 1Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Unternehmen und Ihren Systemen
- 2Sprechen Sie 30 Minuten per Video mit einem Spezialisten
- 3Erhalten Sie eine schriftliche Empfehlung