Σε πολλές εταιρείες, ένα τιμολόγιο προμηθευτή φτάνει με email, εκτυπώνεται ή προωθείται, περιμένει σε κάποιο γραφείο για υπογραφή και τελικά πληκτρολογείται στο ERP. Κανείς δεν μπορεί να πει πού βρίσκεται ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο, και για να βρεθεί αργότερα η έγκριση χρειάζεται αναζήτηση σε φακέλους και γραμματοκιβώτια.
Καταχώριση μία φορά
Με το DocuWare, τα τιμολόγια καταχωρούνται από ειδικό γραμματοκιβώτιο ή σαρωτή μόλις φτάσουν. Το DocuWare αναγνωρίζει βασικά στοιχεία, όπως προμηθευτή, αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία και ποσά, και οι εργαζόμενοι απλώς τα επιβεβαιώνουν ή τα διορθώνουν.
Αποστολή στον αρμόδιο για έγκριση
Μια ροή εργασιών στέλνει κάθε τιμολόγιο στο σωστό πρόσωπο βάσει κανόνων που ορίζετε εσείς, για παράδειγμα ανά κέντρο κόστους, έργο ή ποσό. Οι εγκρίνοντες ελέγχουν και αποφασίζουν από το πρόγραμμα περιήγησης ή από το κινητό τους, και οι εκπρόθεσμες εργασίες κλιμακώνονται αυτόματα.
Σύνδεση με το SAP Business One
Μόλις εγκριθεί, τα στοιχεία του τιμολογίου μεταβιβάζονται στο SAP Business One και το έγγραφο συνδέεται με την αντίστοιχη παραγγελία αγοράς, την παραλαβή αγαθών και το τιμολόγιο προμηθευτή (A/P invoice). Μέσα από το SAP Business One, οι χρήστες ανοίγουν το πρωτότυπο έγγραφο με ένα κλικ αντί να το αναζητούν.
Αρχειοθέτηση με πλήρες ιστορικό ελέγχου
Κάθε τιμολόγιο αρχειοθετείται μαζί με το ιστορικό έγκρισής του: ποιος το ενέκρινε, πότε και με ποια σχόλια. Οι κανόνες διατήρησης φυλάσσουν τα έγγραφα για όσο χρόνο απαιτείται, και οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες τα βρίσκουν σε δευτερόλεπτα.
Από πού να ξεκινήσετε
- Καταγράψτε πώς φτάνουν σήμερα τα τιμολόγια και ποιος εγκρίνει ποια.
- Συμφωνήστε τους κανόνες και τα όρια έγκρισης πριν από τη διαμόρφωση της ροής εργασιών.
- Ξεκινήστε με μία εταιρεία ή ένα τμήμα και στη συνέχεια επεκταθείτε σε συμβάσεις, δελτία αποστολής και άλλα έγγραφα.
Η Softinent είναι επίσημος DocuWare Silver Partner και υλοποιεί το DocuWare σε συνδυασμό με το SAP Business One. Ζητήστε μια δωρεάν συμβουλευτική συνάντηση για να συζητήσουμε τις διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων σας.