Η κατάσταση

Η εταιρεία είχε επεκταθεί σε νέες σειρές προϊόντων και νέα κανάλια πωλήσεων. Το οικονομικό τμήμα, οι πωλήσεις, οι αγορές και η αποθήκη δούλευαν το καθένα με τα δικά του εργαλεία, και το προσωπικό καταχωρούσε ξανά παραγγελίες, κινήσεις αποθεμάτων και τιμολόγια από το ένα σύστημα στο άλλο. Το κλείσιμο του μήνα βασιζόταν σε υπολογιστικά φύλλα και κανείς δεν είχε αξιόπιστη, επίκαιρη εικόνα των αποθεμάτων.

Τι κάναμε

  • Υλοποιήσαμε το SAP Business One για οικονομική διαχείριση, πωλήσεις, αγορές και αποθήκη, και μεταφέραμε τα βασικά δεδομένα και τις ανοιχτές συναλλαγές από τα προηγούμενα εργαλεία.
  • Εισαγάγαμε το DocuWare για τη λήψη των εισερχόμενων τιμολογίων και τη δρομολόγησή τους σε ροές εγκρίσεων, συνδεδεμένες με τα αντίστοιχα παραστατικά του SAP Business One.
  • Διασυνδέσαμε το SAP Business One με τα υπόλοιπα συστήματα της εταιρείας, ώστε παραγγελίες, αποθέματα και πληρωμές να ανταλλάσσονται αυτόματα αντί να πληκτρολογούνται ξανά.
  • Δημιουργήσαμε αναφορές διοίκησης με δεδομένα του SAP Business One που ανανεώνονται αυτόματα.

Το αποτέλεσμα

  • Το κλείσιμο του μήνα γίνεται μέσα σε ένα σύστημα αντί για μια συλλογή από υπολογιστικά φύλλα.
  • Οι πωλήσεις και οι αγορές εργάζονται με αποθέματα σε πραγματικό χρόνο.
  • Τα εισερχόμενα τιμολόγια εγκρίνονται μέσα από ροές εργασιών, χωρίς χαρτί και με πλήρες ιστορικό ελέγχου.
  • Οι αναφορές διοίκησης ενημερώνονται αυτόματα αντί να συντίθενται από εξαγωγές δεδομένων.