Η κατάσταση
Η διαχείριση των αγορών, των τιμολογίων υπεργολάβων και του κόστους των έργων γινόταν σε ξεχωριστά συστήματα, σε χαρτί και μέσω email. Οι εγκρίσεις καθυστερούσαν, τα ίδια δεδομένα πληκτρολογούνταν σε πολλά σημεία και η διοίκηση είχε περιορισμένη εικόνα σε πραγματικό χρόνο για το κόστος των έργων. Πελάτες και προμηθευτές έπρεπε να τηλεφωνούν ή να στέλνουν email για να ενημερωθούν για παραγγελίες και έγγραφα.
Τι κάναμε
- Υλοποιήσαμε το SAP Business One για οικονομική διαχείριση, αγορές, αποθήκη και παρακολούθηση έργων.
- Στήσαμε ροές εγκρίσεων στο DocuWare για τιμολόγια προμηθευτών και υπεργολάβων, συνδεδεμένες με το SAP Business One.
- Διασυνδέσαμε το SAP Business One με τα υπόλοιπα συστήματα της εταιρείας, ώστε να καταργηθεί η διπλή καταχώριση δεδομένων.
- Αναπτύξαμε εξειδικευμένη διαδικτυακή πύλη συνδεδεμένη με το SAP Business One, όπου πελάτες και προμηθευτές ελέγχουν μόνοι τους παραγγελίες, έγγραφα και την κατάστασή τους.
Το αποτέλεσμα
- Τα δεδομένα καταχωρούνται μία φορά και μεταφέρονται αυτόματα μεταξύ των συστημάτων.
- Πελάτες και προμηθευτές εξυπηρετούνται μόνοι τους μέσω της πύλης αντί να τηλεφωνούν ή να στέλνουν email.
- Οι εγκρίσεις τιμολογίων προχωρούν μέσα από ροές εργασιών αντί για χαρτί και αλυσίδες email.
- Η διοίκηση βλέπει το κόστος και την πρόοδο των έργων τη στιγμή που διαμορφώνονται.