Dokumentenarchiv und Workflows mit DocuWare
Wir bringen Dokumente von Papier, aus Netzlaufwerken und Postfächern in ein DocuWare-Archiv, indexiert und durchsuchbar. Auf dem Archiv bauen wir Workflows für die Freigaben und Prüfungen auf, die Ihre Abteilungen täglich erledigen.
Ihr Nutzen
- Ein Archiv statt Papier, Ordnern und Postfächern
- Dokumente über Felder oder Volltext gefunden
- Zugriffsrechte je Dokumentart
- Workflows für jede Abteilung, nicht nur für die Buchhaltung
Passt das zu Ihnen?
Papier füllt noch immer Schränke
Lieferscheine, Verträge und Personalunterlagen werden auf Papier abgelegt und von Hand gesucht.
Netzlaufwerke sind unübersichtlich geworden
Jede Abteilung hat eigene Ordnerstrukturen und Dateinamen, und Duplikate gibt es überall.
Freigaben haben keinen festen Weg
Anträge werden per E-Mail oder auf Papier freigegeben, und niemand sieht, wo sie stehen.
Wo stehen Sie gerade?
Die meisten Unternehmen befinden sich irgendwo auf diesem Weg. Wir beginnen bei Ihrer Stufe und gehen Schritt für Schritt weiter.
- Stufe 1
Papier und E-Mail
Dokumente liegen in Schränken und Postfächern.
- Stufe 2
Netzlaufwerke
Dateien sind digital, aber nur über Ordner und Dateinamen zu finden.
- Stufe 3
Zentrales Archiv
Jedes Dokument ist indexiert, durchsuchbar und durch Zugriffsrechte geschützt.
- Stufe 4
Workflows
Dokumente gelangen von selbst zu den richtigen Personen.
Was wir einrichten
01
Zentrales Archiv
Archive für Ihre Dokumentarten, mit Indexfeldern, die dazu passen, wie Ihre Mitarbeitenden suchen.
02
Erfassung
Scannen für Papier, überwachte Postfächer für E-Mails und Import vorhandener Dateien.
03
Zugriffsrechte
Jede Dokumentart hat eigene Zugriffsrechte. Mitarbeitende sehen, was sie brauchen, und nichts darüber hinaus.
04
Individuelle Workflows
Freigabe- und Prüf-Workflows für jede Abteilung, nach Ihren Regeln gebaut und angepasst, wenn sich Ihre Prozesse ändern.
Wovon die Kosten abhängen
- Wie viele Dokumentarten und Abteilungen einbezogen werden
- Ob vorhandenes Papier und vorhandene Dateien übernommen werden
- Wie viele Workflows Sie brauchen
- DocuWare Cloud oder eigene Server
Häufige Fragen
- Müssen wir unser gesamtes Altpapier scannen?
- Nein. Viele Unternehmen beginnen mit neuen Dokumenten und übernehmen ältere nur dort, wo sie noch gebraucht werden.
- Welche Abteilungen können Workflows nutzen?
- Jede Abteilung. Häufig beginnt die Buchhaltung, und andere Abteilungen folgen mit ihren eigenen Freigaben.
- Lassen sich Workflows später ändern?
- Ja. Wir passen Workflows an, wenn sich Ihre Regeln, Personen oder Prozesse ändern.
Kostenlose Beratung
Sprechen Sie mit einem Spezialisten über Ihre Systeme
Ein 30-minütiges Videogespräch, um zu verstehen, wo Sie stehen und was Sie brauchen. Anschließend erhalten Sie eine schriftliche Empfehlung für die nächsten Schritte – unverbindlich.
- 1Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Unternehmen und Ihren Systemen
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