Eingangsrechnungen verarbeiten mit DocuWare
Eingangsrechnungen wandern nicht mehr per E-Mail durchs Haus und bleiben nicht auf Schreibtischen liegen. DocuWare erfasst jede Rechnung, liest die wichtigsten Felder aus und schickt sie zur Freigabe an die richtigen Personen. Die freigegebene Rechnung wird in SAP Business One angelegt, die Datei bleibt mit ihr verknüpft.
Ihr Nutzen
- Rechnungen aus einem Postfach oder vom Scanner erfasst
- Lieferant, Nummer, Datum und Beträge automatisch ausgelesen
- Freigaberegeln nach Betrag oder Abteilung
- Vertretungen und Erinnerungen, damit nichts an einer Person hängt
- Freigegebene Rechnungen in SAP Business One angelegt
Passt das zu Ihnen?
Freigaben laufen über E-Mail-Verläufe
Rechnungen werden von Person zu Person weitergeleitet, und niemand weiß, wer welche Rechnung hat.
Rechnungen werden von Hand erfasst
Die Kreditorenbuchhaltung tippt jeden Lieferanten, jede Nummer und jeden Betrag in SAP Business One ein.
Das Original ist schwer zu finden
Bei einer Rückfrage sucht jemand in Postfächern und Ordnern nach der Rechnung.
Wer macht was, vom Eingang bis zur Buchung
Eine Rechnung, fünf Schritte. Ihre Mitarbeitenden prüfen und geben frei, den Rest übernehmen DocuWare und SAP Business One.
- DocuWare
Erfassen
Die Rechnung kommt per E-Mail oder Scan und wird abgelegt.
- DocuWare
Auslesen
Lieferant, Nummer, Datum und Beträge werden aus der Rechnung gelesen.
- Kreditorenbuchhaltung
Bestätigen
Eine Person prüft die Felder und korrigiert sie bei Bedarf.
- Freigebende Person
Freigeben
Die zuständige Person gibt frei, oder eine Vertretung springt ein.
- SAP Business One
Buchen
Die Rechnung wird angelegt, die Datei ist mit ihr verknüpft.
Was wir einrichten
01
Erfassung
Ein überwachtes Postfach für Rechnungen, die per E-Mail kommen, und Scannen für Rechnungen auf Papier. Beide landen im selben DocuWare-Eingang.
02
Automatisches Auslesen
DocuWare Intelligent Indexing liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus. Ihre Mitarbeitenden prüfen und bestätigen, statt zu tippen.
03
Freigabe-Workflow
Rechnungen gehen nach Ihren Regeln, etwa nach Betrag oder Abteilung, an die Freigebenden, mit Vertretungen bei Abwesenheit und Erinnerungen für offene Aufgaben.
04
Buchung in SAP Business One
Die freigegebene Rechnung wird in SAP Business One angelegt, und die DocuWare-Datei bleibt mit ihr verknüpft.
So arbeiten wir
Aufnehmen
Wir gehen mit der Kreditorenbuchhaltung Ihren heutigen Rechnungsweg durch und legen die Freigaberegeln fest.
Einrichten
Wir richten Erfassung, Auslesen, Workflow und die Verbindung zu SAP Business One ein.
Testen
Ihr Team verarbeitet echte Rechnungen im Testlauf, und wir passen an, was dabei auffällt.
Produktivstart
Wir schulen Freigebende und Kreditorenbuchhaltung und begleiten den Prozess im Tagesgeschäft.
Wovon die Kosten abhängen
- Wie Rechnungen eingehen: per E-Mail, auf Papier oder beides
- Wie viele Freigaberegeln und Freigebende Sie brauchen
- Ob Rechnungen in SAP Business One gebucht werden
- DocuWare Cloud oder eigene Server
Häufige Fragen
- Liest DocuWare jede Rechnung richtig aus?
- DocuWare Intelligent Indexing liest die wichtigsten Felder aus und lernt aus den Korrekturen Ihrer Mitarbeitenden. Eine Person bestätigt weiterhin jede Rechnung, bevor sie in die Freigabe geht.
- Was passiert, wenn eine freigebende Person abwesend ist?
- Der Workflow kennt Vertretungen und Erinnerungen. Eine Rechnung geht dann an jemand anderen, statt zu warten.
- Können wir das ohne SAP Business One nutzen?
- Ja. Erfassung, Auslesen und Freigabe funktionieren eigenständig. Mit SAP Business One wird die freigegebene Rechnung zusätzlich dort angelegt.
- Können Papierrechnungen einbezogen werden?
- Ja. Papierrechnungen werden gescannt und nehmen denselben Weg wie Rechnungen, die per E-Mail kommen.
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