Vertragsmanagement mit DocuWare
Verträge werden einmal abgelegt, mit ihren Terminen und der zuständigen Person. DocuWare erinnert diese Person vor einer Kündigungsfrist oder Verlängerung, begrenzt, wer welchen Vertrag sehen darf, und bewahrt jede Änderung als Version auf.
Ihr Nutzen
- Erinnerungen vor Kündigungsfristen, Verlängerungen und Ablauf
- Nur berechtigte Personen sehen die jeweilige Vertragsart
- Änderungen als Versionen aufbewahrt
- Volltextsuche über alle Verträge
- Unterzeichnung aus DocuWare mit dem Signaturdienst
Passt das zu Ihnen?
Ein Vertrag hat sich unbemerkt verlängert
Die Kündigungsfrist ist verstrichen, weil der Termin nur in einem persönlichen Kalender stand oder nirgends.
Niemand weiß, welche Version gilt
Entwürfe, unterzeichnete Exemplare und Nachträge sind über Postfächer und Ordner verteilt.
Zu viele Personen haben Zugriff
Verträge liegen in Netzlaufwerken, in denen sich der Zugriff schwer steuern lässt.
Die Termine eines Vertrags, für Sie überwacht
Von der Unterschrift bis zur Verlängerung bleibt der Vertrag an einem Ort, und der nächste Termin kommt nie überraschend.
Unterzeichnung
Elektronisch unterzeichnet
Der Vertrag wird aus DocuWare zur Unterschrift verschickt.
Erster Tag
Mit Terminen abgelegt
Beginn, Kündigungsfrist, Verlängerung und zuständige Person sind gespeichert.
Vor der Frist
Erinnerung verschickt
Die zuständige Person wird rechtzeitig erinnert, um zu entscheiden.
Entscheidung
Verlängern, ändern oder beenden
Die Entscheidung fällt mit dem Vertrag und seiner Historie vor Augen.
Danach
Nachtrag als Version
Ein geänderter Vertrag wird zur neuen Version mit neuen Terminen.
Was wir einrichten
01
Fristenerinnerungen
Kündigungsfristen, Verlängerungen und Ablaufdaten werden mit jedem Vertrag gespeichert und lösen Erinnerungen an die zuständige Person aus.
02
Eingeschränkter Zugriff
Zugriffsrechte je Vertragsart, damit nur berechtigte Personen einen Vertrag sehen. Zugriffe werden protokolliert.
03
Versionen und Suche
Nachträge werden als Versionen desselben Vertrags aufbewahrt. Die Volltextsuche findet eine Klausel über alle Verträge hinweg.
04
Elektronische Signatur
Verträge werden aus DocuWare mit dem Signaturdienst zur Unterzeichnung verschickt, und das unterzeichnete Exemplar wird automatisch abgelegt.
Wovon die Kosten abhängen
- Wie viele Vertragsarten und Zugriffsgruppen Sie brauchen
- Ob bestehende Verträge gescannt und importiert werden
- Ob Sie die elektronische Signatur nutzen
- DocuWare Cloud oder eigene Server
Häufige Fragen
- Können bestehende Verträge einbezogen werden?
- Ja. Bestehende Verträge werden gescannt oder importiert und mit ihren Terminen indexiert, damit die Erinnerungen auch für sie funktionieren.
- Wer erhält die Erinnerungen?
- Die für den Vertrag zuständige Person. Sie legen je Vertragsart fest, wer das ist und wie früh die Erinnerung verschickt wird.
- Wie funktioniert die elektronische Signatur?
- Verträge werden mit dem DocuWare-Signaturdienst zur Unterzeichnung verschickt. Das unterzeichnete Dokument kommt in DocuWare zurück und wird beim Vertrag abgelegt.
Kostenlose Beratung
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