Αρχείο εγγράφων και ροές εργασιών με το DocuWare
Μεταφέρουμε τα έγγραφα από το χαρτί, τους κοινόχρηστους φακέλους και τα γραμματοκιβώτια σε ένα αρχείο DocuWare, ευρετηριασμένο και με δυνατότητα αναζήτησης. Πάνω στο αρχείο χτίζουμε ροές εργασιών για τις εγκρίσεις και τους ελέγχους που κάνουν καθημερινά τα τμήματά σας.
Τι κερδίζετε
- Ένα αρχείο αντί για χαρτί, φακέλους και γραμματοκιβώτια
- Εύρεση εγγράφων με πεδία ή πλήρες κείμενο
- Δικαιώματα πρόσβασης ανά τύπο εγγράφου
- Ροές εργασιών για κάθε τμήμα, όχι μόνο για το λογιστήριο
Σας αφορά;
Το χαρτί γεμίζει ακόμη ντουλάπες
Δελτία αποστολής, συμβάσεις και έγγραφα προσωπικού αρχειοθετούνται σε χαρτί και αναζητούνται με το χέρι.
Οι κοινόχρηστοι φάκελοι έχουν ξεφύγει
Κάθε τμήμα έχει τη δική του δομή φακέλων και τα δικά του ονόματα αρχείων, και υπάρχουν παντού διπλότυπα.
Οι εγκρίσεις δεν έχουν σταθερή διαδρομή
Τα αιτήματα εγκρίνονται με email ή σε χαρτί, και κανείς δεν βλέπει σε ποιο στάδιο βρίσκονται.
Πού βρίσκεστε τώρα;
Οι περισσότερες εταιρείες βρίσκονται κάπου σε αυτή τη διαδρομή. Ξεκινάμε από το δικό σας στάδιο και προχωράμε ένα βήμα τη φορά.
- Στάδιο 1
Χαρτί και email
Τα έγγραφα αρχειοθετούνται σε ντουλάπες και εισερχόμενα.
- Στάδιο 2
Κοινόχρηστοι φάκελοι
Τα αρχεία είναι ψηφιακά, αλλά βρίσκονται μόνο με φάκελο και όνομα αρχείου.
- Στάδιο 3
Κεντρικό αρχείο
Κάθε έγγραφο είναι ευρετηριασμένο, αναζητήσιμο και προστατευμένο με δικαιώματα πρόσβασης.
- Στάδιο 4
Ροές εργασιών
Τα έγγραφα φτάνουν μόνα τους στα σωστά άτομα.
Τι ρυθμίζουμε
01
Κεντρικό αρχείο
Αρχειοθήκες για τους τύπους εγγράφων σας, με πεδία ευρετηρίου που ταιριάζουν στον τρόπο που αναζητά το προσωπικό σας.
02
Λήψη
Σάρωση για το χαρτί, γραμματοκιβώτια που παρακολουθούνται για τα email, και εισαγωγή υπαρχόντων αρχείων.
03
Δικαιώματα πρόσβασης
Κάθε τύπος εγγράφου έχει τα δικά του δικαιώματα πρόσβασης, ώστε το προσωπικό να βλέπει ό,τι χρειάζεται και τίποτα περισσότερο.
04
Προσαρμοσμένες ροές εργασιών
Ροές έγκρισης και ελέγχου για κάθε τμήμα, χτισμένες με τους δικούς σας κανόνες και προσαρμοσμένες καθώς αλλάζουν οι διαδικασίες σας.
Από τι εξαρτάται το κόστος
- Πόσοι τύποι εγγράφων και πόσα τμήματα περιλαμβάνονται
- Αν μεταφέρονται το υπάρχον χαρτί και τα υπάρχοντα αρχεία
- Πόσες ροές εργασιών χρειάζεστε
- DocuWare Cloud ή δικοί σας διακομιστές
Συχνές ερωτήσεις
- Πρέπει να σαρώσουμε όλο το παλιό μας χαρτί;
- Όχι. Πολλές εταιρείες ξεκινούν με τα νέα έγγραφα και μεταφέρουν τα παλαιότερα μόνο όπου χρειάζονται ακόμη.
- Ποια τμήματα μπορούν να χρησιμοποιούν ροές εργασιών;
- Κάθε τμήμα. Συχνά ξεκινά το λογιστήριο, και άλλα τμήματα ακολουθούν με τις δικές τους εγκρίσεις.
- Μπορούν οι ροές εργασιών να αλλάξουν αργότερα;
- Ναι. Προσαρμόζουμε τις ροές εργασιών όταν αλλάζουν οι κανόνες, τα άτομα ή οι διαδικασίες σας.
Δωρεάν συμβουλευτική
Συζητήστε με έναν ειδικό για τα συστήματά σας
Μια βιντεοκλήση 30 λεπτών για να κατανοήσουμε πού βρίσκεστε και τι χρειάζεστε. Στη συνέχεια, λαμβάνετε γραπτή πρόταση για τα επόμενα βήματα, χωρίς καμία δέσμευση.
- 1Πείτε μας εν συντομία για την εταιρεία και τα συστήματά σας
- 2Συναντήστε έναν ειδικό σε βιντεοκλήση 30 λεπτών
- 3Λάβετε γραπτή πρόταση