Μετάβαση στο περιεχόμενο
Softinent
Επεξεργασία τιμολογίων

Επεξεργασία τιμολογίων προμηθευτών με το DocuWare

Τα τιμολόγια προμηθευτών δεν κυκλοφορούν πια με email ούτε μένουν πάνω σε γραφεία. Το DocuWare λαμβάνει κάθε τιμολόγιο, διαβάζει τα βασικά του πεδία και το στέλνει στα κατάλληλα άτομα για έγκριση. Το εγκεκριμένο τιμολόγιο δημιουργείται στο SAP Business One, με το αρχείο συνδεδεμένο σε αυτό.

Ζητήστε δωρεάν συμβουλευτική DocuWare Silver Partner

Τι κερδίζετε

  • Λήψη τιμολογίων από γραμματοκιβώτιο ή σαρωτή
  • Προμηθευτής, αριθμός, ημερομηνία και ποσά διαβάζονται αυτόματα
  • Κανόνες έγκρισης ανά ποσό ή τμήμα
  • Αναπληρωτές και υπενθυμίσεις, ώστε τίποτα να μην περιμένει ένα άτομο
  • Τα εγκεκριμένα τιμολόγια δημιουργούνται στο SAP Business One

Σας αφορά;

Ποιος κάνει τι, από την παραλαβή έως την καταχώριση

Ένα τιμολόγιο, πέντε βήματα. Το προσωπικό σας ελέγχει και εγκρίνει· τα υπόλοιπα τα κάνουν το DocuWare και το SAP Business One.

  1. DocuWare

    Λήψη

    Το τιμολόγιο έρχεται με email ή σάρωση και αποθηκεύεται.

  2. DocuWare

    Ανάγνωση

    Προμηθευτής, αριθμός, ημερομηνία και ποσά διαβάζονται από το τιμολόγιο.

  3. Λογιστήριο

    Επιβεβαίωση

    Ένα άτομο ελέγχει τα πεδία και τα διορθώνει όπου χρειάζεται.

  4. Εγκρίνων

    Έγκριση

    Ο υπεύθυνος εγκρίνει, ή αναλαμβάνει ένας αναπληρωτής.

  5. SAP Business One

    Καταχώριση

    Το τιμολόγιο δημιουργείται, με το αρχείο συνδεδεμένο σε αυτό.

Τι ρυθμίζουμε

  1. 01

    Λήψη

    Ένα γραμματοκιβώτιο που παρακολουθείται για τα τιμολόγια που έρχονται με email, και σάρωση για όσα έρχονται σε χαρτί. Και τα δύο καταλήγουν στα ίδια εισερχόμενα του DocuWare.

  2. 02

    Αυτόματη ανάγνωση

    Το DocuWare Intelligent Indexing διαβάζει προμηθευτή, αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία και ποσά. Το προσωπικό σας ελέγχει και επιβεβαιώνει αντί να πληκτρολογεί.

  3. 03

    Ροή έγκρισης

    Τα τιμολόγια δρομολογούνται στους εγκρίνοντες με τους δικούς σας κανόνες, όπως το ποσό ή το τμήμα, με αναπληρωτές για τις απουσίες και υπενθυμίσεις για τις ανοιχτές εργασίες.

  4. 04

    Καταχώριση στο SAP Business One

    Το εγκεκριμένο τιμολόγιο δημιουργείται στο SAP Business One, και το αρχείο του DocuWare παραμένει συνδεδεμένο με αυτό.

Πώς δουλεύουμε

  1. Αποτύπωση

    Εξετάζουμε με το λογιστήριο τη σημερινή διαδρομή των τιμολογίων και συμφωνούμε τους κανόνες έγκρισης.

  2. Ρύθμιση

    Ρυθμίζουμε τη λήψη, την ανάγνωση, τη ροή εργασιών και τη σύνδεση με το SAP Business One.

  3. Δοκιμή

    Η ομάδα σας επεξεργάζεται πραγματικά τιμολόγια σε δοκιμαστική λειτουργία, και προσαρμόζουμε ό,τι εντοπίσει.

  4. Έναρξη λειτουργίας

    Εκπαιδεύουμε τους εγκρίνοντες και το λογιστήριο, και υποστηρίζουμε τη διαδικασία στην καθημερινή χρήση.

Από τι εξαρτάται το κόστος

  • Πώς έρχονται τα τιμολόγια: με email, σε χαρτί ή και τα δύο
  • Πόσους κανόνες έγκρισης και εγκρίνοντες χρειάζεστε
  • Αν τα τιμολόγια καταχωρίζονται στο SAP Business One
  • DocuWare Cloud ή δικοί σας διακομιστές

Συχνές ερωτήσεις

Διαβάζει το DocuWare σωστά κάθε τιμολόγιο;
Το DocuWare Intelligent Indexing διαβάζει τα βασικά πεδία και μαθαίνει από τις διορθώσεις του προσωπικού σας. Ένα άτομο εξακολουθεί να επιβεβαιώνει κάθε τιμολόγιο πριν πάει για έγκριση.
Τι γίνεται όταν ένας εγκρίνων απουσιάζει;
Η ροή εργασιών έχει αναπληρωτές και υπενθυμίσεις, ώστε το τιμολόγιο να πηγαίνει σε κάποιον άλλον αντί να περιμένει.
Μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε χωρίς το SAP Business One;
Ναι. Η λήψη, η ανάγνωση και η έγκριση λειτουργούν αυτόνομα. Με το SAP Business One, το εγκεκριμένο τιμολόγιο δημιουργείται επιπλέον και εκεί.
Μπορούν να συμπεριληφθούν τα χάρτινα τιμολόγια;
Ναι. Τα χάρτινα τιμολόγια σαρώνονται και ακολουθούν την ίδια διαδρομή με όσα έρχονται με email.

Βάση γνώσεων

Στη βάση γνώσεων

Περισσότερα για DocuWare

Δωρεάν συμβουλευτική

Συζητήστε με έναν ειδικό για τα συστήματά σας

Μια βιντεοκλήση 30 λεπτών για να κατανοήσουμε πού βρίσκεστε και τι χρειάζεστε. Στη συνέχεια, λαμβάνετε γραπτή πρόταση για τα επόμενα βήματα, χωρίς καμία δέσμευση.

  1. 1Πείτε μας εν συντομία για την εταιρεία και τα συστήματά σας
  2. 2Συναντήστε έναν ειδικό σε βιντεοκλήση 30 λεπτών
  3. 3Λάβετε γραπτή πρόταση
Ζητήστε δωρεάν συμβουλευτική