Διαχείριση συμβάσεων με το DocuWare
Οι συμβάσεις αποθηκεύονται μία φορά, μαζί με τις ημερομηνίες τους και τον υπεύθυνο. Το DocuWare υπενθυμίζει στον υπεύθυνο πριν από μια προθεσμία καταγγελίας ή ανανέωση, περιορίζει ποιος βλέπει κάθε σύμβαση και κρατά κάθε τροποποίηση ως έκδοση.
Τι κερδίζετε
- Υπενθυμίσεις πριν από προθεσμίες καταγγελίας, ανανεώσεις και λήξη
- Μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα βλέπουν κάθε τύπο σύμβασης
- Οι τροποποιήσεις διατηρούνται ως εκδόσεις
- Αναζήτηση πλήρους κειμένου σε όλες τις συμβάσεις
- Υπογραφή από το DocuWare με την υπηρεσία υπογραφών του
Σας αφορά;
Μια σύμβαση ανανεώθηκε χωρίς να το προσέξει κανείς
Η προθεσμία καταγγελίας πέρασε, επειδή η ημερομηνία υπήρχε στο ημερολόγιο ενός ατόμου ή πουθενά.
Κανείς δεν ξέρει ποια έκδοση ισχύει
Προσχέδια, υπογεγραμμένα αντίγραφα και τροποποιήσεις είναι σκορπισμένα σε γραμματοκιβώτια και φακέλους.
Πάρα πολλά άτομα μπορούν να τις ανοίξουν
Οι συμβάσεις βρίσκονται σε κοινόχρηστους φακέλους, όπου η πρόσβαση ελέγχεται δύσκολα.
Οι ημερομηνίες μιας σύμβασης, υπό παρακολούθηση
Από την υπογραφή έως την ανανέωση, η σύμβαση μένει σε ένα σημείο και η επόμενη ημερομηνία δεν σας αιφνιδιάζει ποτέ.
Υπογραφή
Υπογράφεται ηλεκτρονικά
Η σύμβαση αποστέλλεται για υπογραφή από το DocuWare.
Πρώτη ημέρα
Αρχειοθετείται με τις ημερομηνίες της
Αποθηκεύονται η έναρξη, η προθεσμία καταγγελίας, η ανανέωση και ο υπεύθυνος.
Πριν από την προθεσμία
Αποστέλλεται υπενθύμιση
Ο υπεύθυνος ειδοποιείται έγκαιρα για να αποφασίσει.
Απόφαση
Ανανέωση, αλλαγή ή λήξη
Η απόφαση λαμβάνεται με τη σύμβαση και το ιστορικό της διαθέσιμα.
Στη συνέχεια
Η τροποποίηση ως έκδοση
Μια αλλαγμένη σύμβαση γίνεται νέα έκδοση με νέες ημερομηνίες.
Τι ρυθμίζουμε
01
Υπενθυμίσεις προθεσμιών
Οι προθεσμίες καταγγελίας, οι ανανεώσεις και οι ημερομηνίες λήξης αποθηκεύονται με κάθε σύμβαση και στέλνουν υπενθυμίσεις στον υπεύθυνο.
02
Περιορισμένη πρόσβαση
Δικαιώματα πρόσβασης ανά τύπο σύμβασης, ώστε μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα να βλέπουν μια σύμβαση. Η πρόσβαση καταγράφεται.
03
Εκδόσεις και αναζήτηση
Οι τροποποιήσεις διατηρούνται ως εκδόσεις της ίδιας σύμβασης. Η αναζήτηση πλήρους κειμένου βρίσκει έναν όρο σε όλες τις συμβάσεις.
04
Ηλεκτρονική υπογραφή
Οι συμβάσεις αποστέλλονται για υπογραφή από το DocuWare με την υπηρεσία υπογραφών του, και το υπογεγραμμένο αντίγραφο αρχειοθετείται αυτόματα.
Από τι εξαρτάται το κόστος
- Πόσους τύπους συμβάσεων και ομάδες πρόσβασης χρειάζεστε
- Αν οι υπάρχουσες συμβάσεις σαρώνονται και εισάγονται
- Αν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονική υπογραφή
- DocuWare Cloud ή δικοί σας διακομιστές
Συχνές ερωτήσεις
- Μπορούν να συμπεριληφθούν οι υπάρχουσες συμβάσεις;
- Ναι. Οι υπάρχουσες συμβάσεις σαρώνονται ή εισάγονται και ευρετηριάζονται με τις ημερομηνίες τους, ώστε οι υπενθυμίσεις να λειτουργούν και γι’ αυτές.
- Ποιος λαμβάνει τις υπενθυμίσεις;
- Ο υπεύθυνος της σύμβασης. Εσείς ορίζετε ανά τύπο σύμβασης ποιος είναι και πόσο νωρίς αποστέλλεται η υπενθύμιση.
- Πώς γίνεται η ηλεκτρονική υπογραφή;
- Οι συμβάσεις αποστέλλονται για υπογραφή με την υπηρεσία υπογραφών του DocuWare. Το υπογεγραμμένο έγγραφο επιστρέφει στο DocuWare και αρχειοθετείται μαζί με τη σύμβαση.
Δωρεάν συμβουλευτική
Συζητήστε με έναν ειδικό για τα συστήματά σας
Μια βιντεοκλήση 30 λεπτών για να κατανοήσουμε πού βρίσκεστε και τι χρειάζεστε. Στη συνέχεια, λαμβάνετε γραπτή πρόταση για τα επόμενα βήματα, χωρίς καμία δέσμευση.
- 1Πείτε μας εν συντομία για την εταιρεία και τα συστήματά σας
- 2Συναντήστε έναν ειδικό σε βιντεοκλήση 30 λεπτών
- 3Λάβετε γραπτή πρόταση